1. De welstandsnota als leidraad
Elke gemeente legt haar normen vast in een welstandsnota of beleidsdocumenten die onderdeel zijn van het omgevingsplan. Deze nota bevat criteria en voorbeelden waarmee toetsing plaatsvindt. In Culemborg bestaat er een welstandsnota voor de gemeente waarin criteria zijn vastgelegd.
Voor specialere gebieden (bijvoorbeeld de historische binnenstad van Culemborg) kunnen aanvullende regels gelden via beeldkwaliteitplannen.
2. Adviescommissie Omgevingskwaliteit
In Culemborg bestaat de Adviescommissie Omgevingskwaliteit, die bouwplannen beoordeelt op welstandskwaliteit. Zij adviseren over nieuwbouwplannen, verbouwingen, kleurgebruik, materiaaltoepassing enzovoort. In sommige gevallen gebruikt de gemeente een mandaatcommissie om kleine plannen sneller af te handelen.
3. Ambtelijke toetsing (sneltoets)
Kleine bouwplannen, bijvoorbeeld aanbouwen, dakkapellen, bijgebouwen, worden in veel gemeenten “ambtelijk getoetst” aan zogenoemde sneltoetscriteria, zonder volledig commissieadvies. Daarbij beoordeelt een ambtenaar of het plan voldoet aan de criteria uit de welstandsnota.
Als het plan daar niet mee overeenkomt, kan alsnog advies gevraagd worden van de commissie.
4. Besluit & motivering
Op basis van het advies (van commissie of ambtenaar) beslist de gemeente of de omgevingsvergunning wordt verleend of afgewezen. Bij afwijzing moet een duidelijke motivering worden gegeven, vaak gekoppeld aan de welstandscriteria.